Assistant(e) de Direction - Direction Générale Adjointe

L’Assistant(e) de Direction est rattaché(e) hiérarchiquement au Directeur Général Adjoint. Le poste proposé est à temps plein, 35 heures par semaine. Il suppose d’assister au quotidien le DGA dans ses missions et la gestion de dossiers complexes (académiques, organisationnels) sous l’autorité de ce dernier,

Les activités principales du poste :

• Préparation de réunions (réunion mensuelle du personnel et comité de direction, deux fois par mois), ordre du jour et compte-rendu de ces réunions
• Elaboration de courriers et notes
• Tenue d’agenda et prise de rendez-vous
• Gestion des déplacements en France et à l’étranger
• Suivi des autorisations d’enseigner pour l’école auprès du rectorat
• Suivi de tous les dossiers de reconnaissance auprès des autorités académiques (en particulier renouvellement de l’habilitation à délivrer un diplôme visé valant grade de master tous les 5 ans et labélisation EESPIG tous les 6 ans, avec suivi des publications aux BO, auprès de France Compétences et du contrat avec l’état)
• Suivi des démarches administratives relatives à toute ouverture de formation
• Accueil de délégations internationales et de visiteurs extérieurs à l’école
• Organisation des conseils pédagogiques et de perfectionnement, ordre du jour et compte-rendu de ces réunions
• Mise à jour des règlements pédagogiques des formations et du règlement intérieur de l’établissement.

Les activités annexes :

• Mise à jour des contacts
• Classement documentation et archivage de dossier
• Suivi des abonnements aux revues pour le DGA
• Traduction ponctuelle en anglais
• Edition des diplômes bac +5

Le profil de la candidate ou du candidat

Connaissances et compétences :

• Bac +3 en secrétariat de direction ou équivalent
• Compétences rédactionnelles d’excellent niveau, que ce soit en français ou en anglais.   
• Maitrise orale de l’anglais.
• Pratique courante des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Keynote…) ,
• Pratique d’un ERP (connaissance de l’ERP Aurion serait fortement appréciée),
• Capacité en communication sur les réseaux sociaux.

Expérience :

• Expérience professionnelle de 10 ans au minimum, idéalement sur un poste similaire.
• Expérience significative dans le champ de l’enseignement supérieur appréciée.

Savoir être :

• Méthodique, organisé(e), rigoureux(se) et dynamique.
• Aisance relationnelle avérée,
• Goût pour le travail d’équipe.
• Capacité de prendre des initiatives,
• Empathie,
• Discrétion et respect de ses obligations de confidentialité.

Poste de technicien T3 dans la convention collective de l’enseignement hors contrat.

Avantages sociaux : mutuelle, Titres déjeuner, prise en charge de 75% de l’abonnement des frais de transport en commun.