Responsable Projets Evénementiels

Dans le cadre d’un CDD pour remplacement d’un congé parental, nous recherchons au sein de la Direction de la communication un ou une responsable projets événementiels idéalement à compter du 26 juin 2023.

Missions

Assurer l'organisation, la planification et la bonne conduite opérationnelle des opérations événementielles en interne et en externe et garantir la coordination des acteurs et l'exécution professionnelle des actions, délais, coût, qualité.

Lien hiérarchique : Directrice Communication

Activités

1. - Organisation événementielle

• Pilotage de projet événementiel : planification en lien avec le responsable de production et l'équipe, évaluation des ressources, rédaction de cahier des charges, reporting et suivi des indicateurs.
• Programmation et suivi budgétaire des actions événementielles, préparation des offres de sponsoring et de partenariats liées aux actions évènementielles.
• Gestion relations partenaires (événements en partenariat) et fournisseurs, suivi de l'organisation opérationnelle.
• Coordination interne au sein du service et interservices (bâtiment, pédagogie, stratégie entreprises ,Design Labs, informatique et finances) et externe pour les actions en coproduction ou en partenariat, animation de réunion.
• Documentation des événements (reportages photographiques, docs de référence.) Présence commerciale et accueil du public sur événements internes et événements de notoriété.

2. - Conception et miseen œuvre de dispositifs de communication événementielle :

• Conception rédactionnelle de supports de communication préliminaire (invitations, annonces publicitaires, affiches, emailing), rédaction de briefs créatifs, contrôle de documents.
• Soutien à la conception de supports de communication sur site (posters, diaporamas, cartels, présentation, kakémonos... ), rédaction de briefs créatifs, contrôle de documents. Communication des événements sur les réseaux sociaux de l'école, rédaction des posts, sélection et mise en ligne d'éléments visuels, mise en ligne d'actualités sur le site web de l'école.
• Soutien à la préparation logistique des événements
• Assistance montage et démontage.

Moyens mis à disposition :

• Assistance secrétariat par l'assistante du service

Compétences

• Formation bac+2/3 en communication avec expérience professionnelle en événementiel sur des postes similaires,
• Expérience internationale souhaitée,
• Maîtrise des outils bureautiques (suite Office, base de données bureautique Filemaker... ),
• Connaissance des outils de création graphique (lndesign, lllustrator et Photoshop...),
• Connaissance et pratique du web, outils Internet et réseaux sociaux,
• Aisance rédactionnelle et excellent sens orthographique,
• Anglais courant (écrit/parlé),

Déplacements ponctuels en national et international à prévoir Disponibilité 3 à 5 week-ends par an (présence salons & événements) Expérience : 2 ans minimum en activité communication événementielle

Savoir être

• Organisation, force de proposition, polyvalence, ouverture d 'esprit, dynamisme, forte aisance relationnelle, sens du travail en équipe.