Chargé(e) de planning (CDD)

Acteur majeur de l’enseignement supérieur, L’École de design Nantes Atlantique est un établissement d’enseignement supérieur privé reconnu par l’État. Il forme 1750 étudiants et apprentis aux métiers du design, à des niveaux d’études bac +3 et bac +5. Il dispense à ce titre des formations initiales en France, en Chine, en Inde, au Brésil, en Afrique et au Canada.  Son CFA (CFA Design et Innovation) forme 400 apprentis chaque année sur la France entière, à des formations de niveau 6 (grade de licence) et 7 (grade de master).

L’ambition de l’établissement vise à la meilleure professionnalisation des jeunes diplômés, en s’appuyant sur la contribution du monde professionnel (entreprises, administrations publiques, associations) aux actions pédagogiques conduites auprès des étudiants (stages, contrats d’apprentissage, intervenants issus du monde professionnel, projets réels en partenariat, conférences, jurys de diplômes).

Contexte

La planification des cours et la réservation des salles sont une activité rigoureuse et centrale du bon fonctionnement quotidien de l’école.

Dans un contexte de remplacement pour congé maternité, nous recrutons un CDD de 5 mois.

L'ensemble des activités du poste, listées ci-dessous, seront assurées par la mise en place d'un trinôme de chargé(e)s de planning pour toutes les formations dispensées à l'école : premiers cycles, second cycle, Centre de Formation des Apprentis (CFA) et service de la Formation continue. Les trois chargé(e)s de planning peuvent intervenir en polyvalence, chacune sur les formations attribuées à l’autre. Elles se doivent donc de connaître et de maîtriser les spécificités de chaque formation.

Le ou la chargé(e) de planning est rattachée hiérarchiquement à la responsable des secrétariats pédagogiques.

Activités du poste

Activités principales

• Établir les emplois du temps enseignants/étudiants :
• Répertorier les disponibilités et les demandes des intervenants
• Respecter et prendre en compte les évolutions des programmes pédagogiques
• Construire la trame générale de l’emploi du temps avec les responsables pédagogiques
• Créer les ordres de contrats des enseignants et intervenants
• Saisir les emplois du temps
• Enregistrer les réunions facturables
• Organiser les rattrapages de cours
• Former les secrétaires pédagogiques au logiciel pour des interventions ponctuelles
• Participer aux réunions sur l’évolution des formations
• Gérer les réservations de salles :
• Identifier les besoins et réserver les salles de cours, ateliers et tout autre espace de l’école
• Résoudre les problèmes de dernière minute
• En lien avec le service des Ressources Humaines :
• Vérifier les volumes horaires des enseignants/intervenants et le respect des règles de la convention
• Valider les factures des enseignants/intervenants honoraires après vérification
• Tenir le tableau de bord annuel des interventions pour contrôle par le service RH
• Faire le suivi des absences des enseignants/intervenants

Profil du/de la candidat(e)

Connaissances et compétences :

• Expérience en planification, BTS Assistante de gestion ou formation en logistique
• Pratique courante des logiciels bureautiques (Excel) et d’Internet (mail, web)
• Pratique d’un logiciel d’emploi du temps (EDT Soft, Celcat, Aurion) souhaitée

Expérience :

Expérience d'1 an minimum indispensable dans un poste de gestion / planification.

Savoir être :

Candidat(e) rigoureux(se), méthodique, réactif (ve), aisance relationnelle, sens de l’équipe. Patience et fermeté, bonne mémoire.

Poste basé à Nantes, à temps complet, plein 35 heures par semaine en CDI